نوشتن برنامه کاری ؛ چگونه یک برنامه کاری بنویسیم

نوشتن برنامه کاری ؛ یک برنامه کاری طرح کلی مجموعه ای از اهداف و فرآیندهایی است که توسط آن یک تیم و/یا شخص می تواند آن اهداف را محقق کند و به خواننده درک بهتری از محدوده پروژه ارائه می دهد. برنامه های کاری، چه در زندگی حرفه ای و چه در زندگی آکادمیک استفاده شود، به شما کمک می کند در حین کار بر روی پروژه ها منظم بمانید. از طریق برنامه های کاری، یک فرآیند را به وظایف کوچک و قابل دستیابی تقسیم می کنید و چیزهایی را که می خواهید انجام دهید شناسایی می کنید. یاد بگیرید که چگونه یک برنامه کاری بنویسید تا بتوانید برای پروژه های آینده آماده شوید.

نقشه برداری از نوشتن برنامه کاری خود

1_ هدف برنامه کاری خود را مشخص کنید.

برنامه های کاری به دلایل مختلفی نوشته می شود. هدف را از قبل مشخص کنید تا بتوانید به درستی آماده شوید. به خاطر داشته باشید که اکثر برنامه های کاری برای یک دوره زمانی معین (یعنی 6 ماه یا 1 سال) هستند.

در محل کار، نوشتن برنامه کاری به سرپرست شما کمک می کند تا بداند در چند ماه آینده روی چه پروژه هایی کار خواهید کرد. اینها اغلب بلافاصله پس از بررسی عملکرد سالانه یا زمانی که تیم ها پروژه های بزرگی را انجام می دهند، می آیند. برنامه های کاری همچنین می تواند نتیجه جلسات برنامه ریزی استراتژیک باشد که سازمان شما در آغاز یک تقویم یا سال مالی جدید برگزار می کند.

در دنیای آکادمیک، برنامه های کاری می تواند به دانش آموزان کمک کند تا برای یک پروژه بزرگ برنامه ریزی کنند. آنها همچنین می توانند به معلمان در برنامه ریزی مطالب درسی خود برای ترم کمک کنند.

برای یک پروژه شخصی، برنامه های کاری به شما کمک می کند تا مشخص کنید که چه کاری را می خواهید انجام دهید، چگونه قصد انجام آن را دارید و تا چه تاریخی قصد انجام آن را دارید. برنامه های کاری شخصی، اگرچه به شدت ضروری نیستند، به فرد کمک می کنند تا اهداف و پیشرفت خود را پیگیری کند.

2_ مقدمه و پیشینه را بنویسید.

برای برنامه های کاری حرفه ای، ممکن است مجبور شوید مقدمه و پیشینه بنویسید. اینها اطلاعاتی را که برای قرار دادن برنامه کاری شما در چارچوب نیاز دارند به سرپرست یا مدیر شما ارائه می دهند. نوشتن مقدمه و پیشینه اغلب برای یک برنامه کاری آکادمیک غیر ضروری است.

در نوشتن برنامه کاری مقدمه باید کوتاه و جذاب باشد. به مافوق خود یادآوری کنید که چرا این برنامه کاری را ایجاد می کنید. پروژه های خاصی را که در این دوره زمانی روی آنها کار خواهید کرد، معرفی کنید.

پس زمینه باید دلایل ایجاد این برنامه کاری را برجسته کند. برای مثال، جزئیات یا آمار گزارش‌های اخیر را بازگو کنید، مشکلاتی را که باید برطرف شوند شناسایی کنید، یا از توصیه‌ها یا بازخوردهایی که در پروژه‌های کاری قبلی دریافت کرده‌اید، استفاده کنید.

3_ هنگام نوشتن برنامه کاری اهداف خود را تعیین کنید.

اهداف و مقاصد از این جهت به هم مرتبط هستند که هر دو به چیزهایی اشاره می کنند که امیدوارید از طریق برنامه کاری خود به آنها برسید. با این حال، تفاوت ها را نیز به خاطر بسپارید. اهداف کلی هستند و مقصد خاص تر.

اهداف باید بر روی تصویر بزرگ پروژه شما تمرکز کنند. نتیجه نهایی مطلوب برنامه کاری خود را فهرست کنید. آن را گسترده نگه دارید؛ برای مثال، هدف خود را تکمیل یک مقاله تحقیقاتی یا کسب اطلاعات بیشتر در مورد نوشتن قرار دهید. اهداف باید مشخص و ملموس باشند. به عبارت دیگر، شما باید بتوانید این موارد را هنگام انجام آنها از لیست خود بررسی کنید. برای مثال، یافتن افرادی برای مصاحبه برای مقاله تحقیقاتی شما می تواند هدف خوبی باشد.

بسیاری از برنامه های کاری اهداف را به اهداف کوتاه، میان مدت و بلندمدت تقسیم می کنند، در صورتی که به طور قابل توجهی متفاوت باشند. به عنوان مثال، هدف کوتاه مدت یک شرکت برای افزایش بینندگان 30 درصد در سه ماه ممکن است به طور قابل توجهی با هدف بلند مدت آن برای تقویت دیده شدن برند در رسانه های اجتماعی در سال آینده متفاوت باشد.

در نوشتن برنامه کاری اهداف عموماً با صدای فعال نوشته می‌شوند و از افعال کنشی با معانی خاص (مانند «برنامه‌ریزی»، «نوشتن»، «افزایش» و «اندازه‌گیری») به جای افعال با معانی مبهم (مانند «بررسی»، «فهمیدن») استفاده می‌کنند.

4_ برنامه کاری خود را بر اساس اهداف «SMART» سفارش دهید

SMART مخفف افرادی است که به دنبال نتایج ملموس تر و قابل اجرا در برنامه های کاری هستند.

خاص دقیقا برای کی قراره چیکار کنیم؟ مشخص کنید که قرار است به چه جمعیتی خدمت کنید و اقدامات خاصی که برای کمک به آن جمعیت استفاده خواهید کرد.

قابل اندازه گیری آیا قابل اندازه گیری است و آیا می توانیم آن را اندازه گیری کنیم؟ آیا می توانید نتایج را بشمارید؟ به عنوان مثال آیا ساختار برنامه کاری را طوری تنظیم کردید که “سلامت در آفریقای جنوبی در سال 2020 افزایش یابد؟” یا ساختار آن را به گونه‌ای انجام داده‌اید که “موارد HIV/AIDS در نوزادان تازه متولد شده آفریقای جنوبی تا سال 2020 ، 20 درصد کاهش یابد؟”

به یاد داشته باشید که برای تعیین کمیت تغییرات باید یک عدد پایه ایجاد شود. اگر میزان بروز HIV/AIDS در میان نوزادان آفریقای جنوبی را نمی‌دانید، غیرممکن است که به طور قابل اعتماد بگوییم که میزان بروز آن را 20 درصد کاهش داده‌اید.

قابل دستیابی. آیا می‌توانیم با منابعی که در دسترس داریم، آن را در زمان تعیین شده انجام دهیم؟ با توجه به محدودیت ها، هدف باید واقع بینانه باشد. افزایش فروش به میزان 500% تنها در صورتی منطقی است که شرکت کوچکی باشید. افزایش فروش تا 500 درصد در صورت تسلط بر بازار تقریباً غیرممکن است.

در برخی موارد، ممکن است لازم باشد با یک متخصص یا مرجع مشورت شود تا مشخص شود که آیا اهداف برنامه کاری شما قابل دستیابی است یا خیر.

آیا این هدف بر هدف یا استراتژی مورد نظر تأثیر خواهد داشت؟ اگرچه احتمالاً برای سلامت کلی مهم است، آیا اندازه‌گیری قد و وزن دانش‌آموزان دبیرستانی مستقیماً به تغییر رویه‌های سلامت روان منجر می‌شود؟ اطمینان حاصل کنید که اهداف و روش های شما یک رابطه واضح و شهودی دارند.

چه زمانی این هدف محقق می شود، ویا چه زمانی می دانیم که تمام شده است؟ تاریخ پایان پروژه را مشخص کنید. مشخص کنید که در صورت وجود چه نتایجی باعث می شود پروژه شما زودتر از موعد به پایان برسد و همه نتایج حاصل شده باشد.

5_ هنگام نوشتن برنامه کاری منابع خود را فهرست کنید

هر چیزی را که برای دستیابی به اهداف و مقاصدتان برای شما ضروری است، بگنجانید. بسته به هدف برنامه کاری شما، منابع متفاوت خواهند بود.

در محل کار، منابع می تواند شامل مواردی مانند بودجه مالی، پرسنل، مشاوران، ساختمان ها یا اتاق ها و کتاب باشد. اگر برنامه کاری شما رسمی تر باشد، ممکن است بودجه دقیق در یک ضمیمه ظاهر شود.

در عرصه دانشگاهی، منابع ممکن است شامل دسترسی به کتابخانه های مختلف باشد. مواد تحقیقی مانند کتاب، روزنامه و مجلات؛ دسترسی به کامپیوتر و اینترنت؛ و اساتید یا افراد دیگری که در صورت داشتن سوال می توانند به شما کمک کنند.

6_ هر گونه محدودیت را شناسایی کنید.

محدودیت ها موانعی هستند که ممکن است در مسیر دستیابی به اهداف و مقاصد شما قرار گیرند. به عنوان مثال، اگر در حال کار بر روی یک مقاله تحقیقاتی برای مدرسه هستید، ممکن است متوجه شوید که برنامه شما آنقدر شلوغ است که به شما امکان تحقیق و نوشتن درست را نمی دهد. بنابراین، یک محدودیت برنامه طاقت فرسا شما خواهد بود، و باید در طول ترم چیزی را حذف کنید تا نوشتن برنامه کاری خود را به طور موثر تکمیل کنید.

7_ چه کسی پاسخگو است.

مسئولیت پذیری برای نوشتن برنامه کاری  خوب ضروری است. چه کسی مسئول انجام هر کار است؟ ممکن است تیمی از افراد روی یک کار، کار کنند (منابع را ببینید) اما یک نفر باید پاسخگوی انجام کار به موقع باشد.

8_ استراتژی خود را بنویسید

به برنامه کاری خود نگاه کنید و تصمیم بگیرید که چگونه از منابع خود استفاده کنید و بر محدودیت های خود غلبه کنید تا به اهداف خود برسید.

مراحل اقدام خاص را فهرست کنید. مشخص کنید که هر روز یا هفته باید چه اتفاقی بیفتد تا بتوانید اهداف خود را تکمیل کنید. همچنین، مراحلی را که افراد دیگر در تیم شما باید انجام دهند را فهرست کنید. استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه یا یک تقویم شخصی را برای سازماندهی این اطلاعات در نظر بگیرید.

یک برنامه زمانی ایجاد کنید. اگرچه می‌توانید یک برنامه کاری آزمایشی ایجاد کنید، اما متوجه باشید که اتفاقات غیرمنتظره‌ای رخ می‌دهد و باید فضایی را در برنامه خود ایجاد کنید تا از عقب افتادن آن جلوگیری کنید.

استفاده از کیف زنانه برای خانم ها امری مهم است زیرا در بهتر دیده شدن استایل نقش مهمی دارد و علاوه بر استایل میتوانند وسایل مورد نیاز را همیشه همراه خود داشته باشند.